Effiziente Meetings: So erstellst du eine strukturierte Agenda!

Wer kennt es nicht? Ein Meeting jagt das nächste, und oft bleibt nicht genug Zeit, um jedes einzelne gründlich vorzubereiten. Dabei ist eine gute Vorbereitung schon die halbe Miete! Ein zentraler Bestandteil dieser Vorbereitung ist die Erstellung einer Agenda, die die Struktur des Meetings sichert und den Teilnehmenden hilft, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren. Eine gut durchdachte Agenda fördert nicht nur die Effizienz des Meetings, sondern auch die aktive Beteiligung aller Anwesenden, da sie genau wissen, welche Themen im Fokus stehen.

Doch die Erstellung einer Agenda ist nur der erste Schritt. Auch die methodische Vorgehensweise für die einzelnen Agendapunkte spielt eine entscheidende Rolle – für manche Termine ist dies wichtiger als für andere. Um dir dabei zu helfen, eine strukturierte Meeting-Agenda zu einem konkreten Thema für eine bestimmte Zielgruppe zu erstellen, kannst du den folgenden Prompt nutzen:

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Du bist ein Experte im [Bereich] und kennst dich auch als [Jobtitel und Themengebiet des Teams] sehr gut aus. Du hast schon unzählige erfolgreiche [Themengebiet/Aufgabe] erstellt und weißt genau, worauf man Wert legt. Darüber hinaus hast du als [Jobtitel] auch schon einige große technische Herausforderungen gemeistert und perfekt gelöst.

Ich bin ein [Jobtitel] für ein Team, das ein [Produkt] entwickelt hat. Wir sind sehr erfolgreich, und unsere Kunden lieben das [Produkt]. Im Rahmen unseres [Art der Veranstaltung] möchten wir ein [Bereich des Themas] ansprechen und unsere [was gemacht werden möchte] umstellen. Dabei ergeben sich Vor- und Nachteile.

Ich möchte gerne diesen Workshop mit den Teammitgliedern durchführen, um die Vor- und Nachteile abzuwägen und im Anschluss eine Entscheidung zu treffen. Alle Kolleg:innen sind hochmotiviert und möchten sich dafür einsetzen, eine gemeinsame Entscheidung zu finden. Ich möchte, dass du mir ein paar methodische Vorschläge machst, wie der Termin ablaufen soll. Also setze mir bitte eine Agenda auf und sag mir, mit welchen Methoden ich diesen Workshop moderieren und durchführen soll. Wenn du das toll machst, bekommst du ein großes Lob von mir!

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Mit diesem Ansatz kannst du sicherstellen, dass dein Meeting nicht nur gut strukturiert ist, sondern auch alle Teilnehmer aktiv einbezieht. Eine durchdachte Agenda und die richtige Methodik sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Workshop, der zu klaren Entscheidungen führt und das Team motiviert.

Um all diese Prompts an einem Ort zu speichern und direkt im LLM einfügen zu können, haben wir den AI Lotse entwickelt. Die hier aufgelisteten Prompts sind nur ein kleiner Auszug aus dem, was ihr dort finden könnt. Falls ihr euch noch mehr Prompt-Beispiele wünscht, meldet euch unbedingt für unseren Vorabzugang zum AI Lotse an!